.svg "www.staffcop.ru")
Фотография рабочего дня
Увеличение продуктивности персонала, сокращение сроков выполнения задач и рациональное распределение ресурсов помогают оптимизировать бизнес-процессы компании, повысить конкурентоспособность. Но улучшения невозможны без понимания, куда надо приложить усилия. Кадры чем-то заняты, соблюдают дедлайны, не перерабатывают и почти не ходят на нерегламентированные перерывы. Кажется, что все хорошо, однако сотрудники вместо выполнения трудовых обязанностей могут общаться с коллегами, сидеть в социальных сетях, искать новую работу. Узнать, что происходит в компании, чем занят персонал — выполнением трудовых обязанностей или личными делами, помогает фотография рабочего времени.
- Что такое фотография рабочего дня
- Цели ФРД
- Виды фотографий рабочего времени
- Как сделать фотографию рабочего дня
- Отличие фотографии рабочего дня от других методов нормирования труда
- Кому полезны сведения из фотографий рабочего времени
- Ручной сбор данных или автоматическое наблюдение?
Что такое фотография рабочего дня
Фотография рабочего дня или ФРД — это не фотографирование работников, не установка системы видеонаблюдения, а документ. При ручном сборе данных наблюдатель записывает в бланк утвержденной формы действия персонала в течение указанных в трудовом договоре часов. Учитываются даже непродолжительные и личные дела: проверка почты, перерыв на кофе, перекур, разговор с коллегами. Наблюдатель не вмешивается в работу исполнителя, не разговаривает с ним.
При автоматическом наблюдении сбором информации занимаются программы мониторинга. Они помогают получить объективные данные, отследить все действия пользователя за компьютером.
По итогам наблюдения можно улучшить трудовую дисциплину, продуктивность работников, оптимизировать производственные и бизнес-процессы, разработать или улучшить систему мотивации.
Цели ФРД
Многие компании делают фотографию рабочего дня сотрудника, чтобы найти непродуктивно используемые минуты или часы, уменьшить расходы на заработную плату. Например, уволить одного сотрудника и разделить его обязанности между другими специалистами без повышения оплаты труда. Или увеличить нормы выработки для исполнителей на сдельной зарплате.
Однако у ФРД есть и другие цели.
- Анализ рабочего времени включает проверку обоснованности действий работника, определение скорости выполнения трудовых обязанностей, причин низкой продуктивности.
- Установка норм выработки. Вычисляется по ФРД нескольких штатных единиц с разной производительностью труда.
- Улучшение самоорганизации персонала.
- Обнаружение причин низкой производительности труда. ФРД показывает, когда случаются простои, чем вызваны задержки: устаревшее оборудование, нерациональное распределение нагрузки между работниками, недобросовестность или недостаток навыков у исполнителя.
- Улучшение производственных и бизнес-процессов. По итогам наблюдения оценивается эффективность работы на каждом уровне, разрабатывается план оптимизации производства.
- Оценка труда конкретного сотрудника помогает оценить уровень заинтересованности работой, мотивацию, лояльность.
- Улучшение корпоративной культуры, повышение трудовой дисциплины.
Виды фотографий рабочего времени
Существует четыре вида фотографий рабочего времени:
Персональная (индивидуальная) — измеряет продуктивность конкретного исполнителя. Детально показывает занятость сотрудника в течение смены, от подготовки рабочего места до выполнения трудовых обязанностей. Чаще всего используется для расчета нормы работы и зарплаты исполнителей с почасовой оплатой труда, а также менеджеров отдела продаж.
Коллективная (групповая) — объектом наблюдения становится небольшой коллектив: отдел, работники предприятия общественного питания, торгового объекта. Помогает определить степень загруженности, правильно распределить обязанности между персоналом, выявить «слабое звено», недостатки управления.
Бригадная фотография — оценивает продуктивность бригады работников, выполняющих общее производственное задание. Как правило, метод используют для обоснования норм и расценок при сдельной оплате труда.
Самофотография — работник сам фиксирует свою занятость и перерывы. Руководитель может попросить подтверждать действия скриншотом, аудио- или видеозаписью, фотографией. На основе полученных данных оценивается объем и сложность сделанной работы, потраченное на нее количество минут и часов, рассчитываются нормы труда. Метод подходит только сотрудникам, заинтересованным в профессиональном росте, повышении производительности.
Важно! Чтобы объективно оценить работу персонала, надо сделать несколько фото рабочего дня в разные периоды.
Как сделать фотографию рабочего дня
Фотографию рабочего дня можно использовать в любой организации. Решение о сборе данных могут принимать руководители всех уровней. Они выбирают метод создания ФРД, назначают наблюдателей. Технология создания ФРД состоит из нескольких этапов.
Подготовка
Процесс подготовки начинается с постановки целей фотографии рабочего времени, выбора объекта наблюдения, назначения наблюдателя из штата компании или приглашение стороннего специалиста. Даты создания ФРД утверждаются у начальника отдела, в котором будут собирать данные.
Для оценки работы персонала, работающего на компьютере, можно использовать программное обеспечение, например, StaffCop Enterprise. Программа отмечает начало и завершение работы на компьютере, мониторит действия сотрудника за ПК, автоматически рассчитывает табель рабочего времени. Программное обеспечение предоставит полную информацию об опозданиях, преждевременных уходах, сверхурочной работе, посещении сайтов, распечатке документов.
Фотографирование рабочего времени
Наблюдение начинается с первой минуты смены, в бланк вносятся запланированные на день задачи, время их выполнения. Наблюдатель последовательно записывает продолжительность выполнения задач, действия сотрудника. Отмечает перерывы, выделяя перерывы на обслуживание рабочего места, время вынужденного простоя (сломался станок, отключили свет), перекуры, разговоры с коллегами. Опоздания, прогулы, ранний уход с работы без уважительной причины тоже вносятся в ФРД.
Главное неудобство ручного сбора информации в том, что наблюдателям приходится брать на себя дополнительные обязанности, а наблюдаемые испытывают стресс и работают не в привычном для себя темпе. Автоматический сбор информации доставляет меньше неудобств, собирает больше данных, проводит беспристрастную оценку.
Обработка и анализ результатов, подготовка рекомендаций
Это один из главных этапов фотографии рабочего времени, сюда входят:
- Подсчет затраченного времени на выполнение разных дел, перерывы.
- Оценка результата. Вычисляется КПД работника, сколько времени уходит на сторонние и неэффективные дела. Результаты сравнивают с установленными нормами. Оценивают работу исполнителей, их нагрузку, находят возможности оптимизации затрат и рабочего времени. При необходимости перераспределяют нагрузку, корректируют трудовые нормы.
- Анализ данных направлен на оценку эффективности сотрудников и бизнес-процессов компании. Определяют причины простоя, нарушения сроков сдачи работ, задержки с получением заданий, необходимых инструментов, материалов.
- Подготовка рекомендаций по улучшению рабочих процессов. Это может быть пересмотр заработной платы, перераспределение обязанностей, равномерное распределение нагрузки между работниками, структурными подразделениями. Работа с ФРД может показать необходимость расширения штата сотрудников, модернизации рабочего места, обновления оборудования.
Отличие фотографии рабочего дня от других методов нормирования труда
Кроме ФРД для нормирования трудового дня можно использовать моментальное наблюдение, хронометраж, мониторинг действий персонала с помощью программного обеспечения.
При моментальном наблюдении нормировщик несколько раз в течение дня записывает, чем заняты сотрудники. Точность наблюдений находится в прямой зависимости от количества записей.
Хронометраж рабочего дня используют для учета времени, потраченного на решение конкретной задачи или одного из ее этапов. Отличие хронометража от фотографии рабочего времени в том, что этот метод подходит, если задача повторяется несколько раз. Чем больше замеров будет выполнено, тем точнее будет информация. После окончания наблюдения рассчитывается среднее время выполнения операции, оно и будет принято за норму труда.
Мониторинг деятельности с помощью ПО подходит для сотрудников, чья деятельность связана с работой за компьютером. ФРД — это только одна из возможностей программы. Программное решение может анализировать как пользователь распоряжается рабочим временем, вести историю посещений сайтов, отслеживать переписку в мессенджерах, социальных сетях, по электронной почте. С помощью StaffCop Enterprise можно узнать, кто работает сверхурочно, а кто меньше нормы, получить непредвзятую оценку производительности сотрудников.
Кому полезны сведения из фотографий рабочего времени
Результаты ФРД в первую очередь нужны руководящему составу, экономистам.
Менеджеры высшего звена используют данные для оценки загруженности сотрудников, их продуктивности и эффективности. Разрабатывают мероприятия для повышения результативности работы, роста продаж, увеличения маржинального дохода. Оценивают возможность автоматизации части процессов, необходимость перераспределения нагрузки.
HR-менеджерам, представителям отдела кадров информация из ФРД помогает составлять должностные инструкции, принимать решения о размере штата организации, способах мотивации. Экономистам — устанавливать нормы и расценки оплаты труда.
Самим сотрудникам анализ ФДР поможет правильно оценивать свои силы, точнее ставить сроки на решение задач, избежать переработок.
Ручной сбор данных или автоматическое наблюдение?
Все больше компаний применяют эту методику. ФРД позволяет по-новому посмотреть на эффективность использования кадров, рассчитать нормы труда, расценки, оптимизировать бизнес-процессы. При правильной организации наблюдения у фотографирования рабочего дня нет недостатков. Отсутствие гарантий в точности расчетов, замеров, объективности информации появляется только при ручном сборе данных. Программные решения лишены этих недостатков, позволяют за несколько часов внедрить ФРД в компанию любого размера. К тому же ПО не создает такого психологического дискомфорта, как присутствие «надзирателя».
Возможности ПО позволяют безостановочно отслеживать работу персонала, получить точную и объективную информацию. Одна из таких программ — StaffCop Enterprise, разработанная для повышения эффективности труда.
Система StaffCop Enterprise:
- ведет контроль трудовой дисциплины: опоздания, слишком большие перерывы, переработки;
- позволяет разделить сайты, программы на профильные и непрофильные. Например, социальные сети — профильные для SMM-специалиста, копирайтера и непрофильные для бухгалтера;
- определяет продуктивные или непродуктивные часы для конкретного работника;
- осуществляет контроль присутствия на рабочем месте;
- фиксирует период выполнения каждой задачи, продолжительность перерывов;
- отслеживает поисковые запросы, переписку через мессенджеры, электронную почту;
- позволяет удаленно просматривать рабочий стол сотрудника;
- на основе собранной информации составляет подробные отчеты, сравнивает показатели результативности персонала.
В отличие от ручного сбора данных программа может сделать фотографию рабочего дня сотрудника на удаленке. Еще один плюс ПО — обеспечение информационной безопасности компании.
Важно! Вся информация собирается с учетом действующего законодательства РФ, без вмешательства в личную жизнь работников.
Если хотите повысить эффективность кадров, оптимизировать производственные процессы, улучшить корпоративную культуру, смело внедряйте автоматическую ФРД. Вы можете протестировать полнофункциональную версию StaffCop Enterprise бесплатно в течение 15 дней.