Методы управления персоналом: социальный, экономический, административный, традиционный

Сколько времени в течение рабочего дня сотрудники действительно продуктивно работают, а сколько разговаривают по телефону, читают новости, заказывают на маркетплейсах, пьют кофе и занимаются другими делами? Как получается, что одни засиживаются допоздна и работают сверх нормы, а другие откровенно скучают в ожидании конца рабочего дня. Рассказываем, почему важен баланс рабочей нагрузки и как контролировать действия сотрудников в офисе и на удаленке. 

Что такое загруженность персонала и зачем ее измерять

Загруженность сотрудников — это количество продуктивных трудочасов, которые они тратят на выполнение своих обязанностей в течение дня. Продуктивность работы оценивается по ее качеству, объему и эффективности. Все остальное время, потраченное на посторонние дела, считается непродуктивным. 

Мониторинг сотрудников помогает убедиться, что люди эффективно выполняют свои обязанности, следуют политике компании и придерживаются юридических и этических стандартов.

Зачем нужна равномерная загруженность персонала

Когда одни сотрудники перегружены работой, а другие не знают, чем себя занять, скорее всего, проблема в неравномерном распределении задач. И если не предпринять никаких мер, это может привести к таким проблемам, как:

• недовольство и конфликты внутри команды;

• текучка кадров;

• снижение производительности и качества работы;

• ошибки и даже несчастные случаи.

Баланс рабочей нагрузки — это равномерное распределение задач и обязанностей между сотрудниками. Такой подход помогает поддерживать высокую производительность и удовлетворенность персонала, а также предотвращает выгорание. 

Что такое эффективная нагрузка и как она измеряется

Эффективная нагрузка — это показатель того, насколько равномерно распределяются задачи между сотрудниками или командами. Для расчета равномерности можно использовать следующий способ.

1. Соберите данные. Запишите, сколько времени каждый работник тратит на выполнение своих задач. Это можно сделать с помощью журналов учета времени или специальных программ.

2. Оцените потери времени. Определите время, которое сотрудники тратят на перерывы, ожидание и другие непродуктивные занятия.

3. Рассчитайте переработки. Определите, сколько часов люди работают сверхурочно.

4. Используйте формулу для расчета коэффициента равномерности загрузки (Кр):

Кр = 1- Тпот+ Тпер Тобщ,

где:

Тпот — потери рабочего времени, измеряемые в человеко-часах;

Тпер — переработки, количество человеко-часов отработанных сверх нормы;

Тобщ — общая трудоемкость персонала, измеряемая в человеко-часах. Для расчета показателя нужно умножить количество работников на фонд рабочего времени.

Пример расчета коэффициента равномерности загрузки (Кр) с указанными данными.

Сотрудник:

• два раза пил чай по 15 минут (2 * 15 = 30 минут);

• трижды заходил на маркетплейсы и в соцсети по 20 минут (3 * 20 = 60 минут);

• четыре раза выходил курить по 10 минут (4 * 10 = 40 минут);

• болтал по телефону 15 минут; 

• обедал (60 минут);

• задержался на работе на 10 минут, чтобы закончить задание.

В этом случае потеря рабочего времени:

Тпот = 30 + 60 + 40 + 15+ 60 = 205 минут = 3,41 человеко-часа.

Переработки:

Тпер = 10 минут = 0,17 человеко-часа. 

Теперь общая трудоемкость персонала:

допустим, у нас 5 работников и их рабочий фонд 8 часов в день: 

Тобщ = 5 * 8 = 40 человеко-часов.

Теперь считаем коэффициент равномерности загрузки (Кр):

Кр = 1- 3,41+ 0,17 40 = 0,91%

5. Анализируйте результаты. Обычно принято считать, что Кр ≥ 0,95 указывает на хорошее распределение работы. В нашем примере показатель гораздо ниже. Не помешает проверить, чем сотрудник занят в рабочее время. 

Коэффициент равномерности загрузки не может быть выше 1. Формула расчета подразумевает, что потерянное и переработанное время всегда меньше или равно общей трудоемкости. Сотрудник не может работать целый день без перерывов. Ему как минимум нужно обедать и делать короткие перерывы.

Методы сбора данных для расчета потерь рабочего времени

Сложность в расчете коэффициента равномерности загрузки вызывает оценка потери времени и переработки. Чтобы узнать это время, обычно используют хронометраж или фотографию рабочего дня. 

Хронометраж — процесс измерения времени, которое требуется на выполнение определенных задач. Наблюдатель или сотрудник фиксирует время начала и окончания каждой задачи с точностью до секунды. Для этого используют таймер и таблицы (бумажные бланки, Excel и т. д.) или программу, которая автоматически подсчитывает общее время работы.

Фотография рабочего дня (ФРД) — это детальная запись всех действий работника за определенный период (день, неделя, месяц). Включаются все действия, даже мелкие, такие как телефонные разговоры или перерывы. Все данные фиксируются в специальной форме или программе с указанием времени начала и окончания.

ФРД может быть двух видов:

• Самофотография — метод, при котором сотрудник фиксирует каждое свое действие и предоставляет отчеты начальству. Однако есть риск, что такие отчеты могут быть неполными или неточными, так как работник может умолчать о некоторых действиях или корректировать время в свою пользу.

• Автоматизированная ФРД — программа, которая следит за работой сотрудника. Она автоматически измеряет продуктивность работы, отслеживает, какие программы и как долго использовались, сколько времени работник сидел в интернете или ничего не делал. 

Программное обеспечение для контроля загруженности персонала

Как бы ни хотелось верить в добросовестность сотрудников, всегда есть вероятность непродуктивной работы и инсайдерских угроз — ситуаций, когда работники случайно или намеренно становятся причиной утечки данных.

В течение рабочего дня руководителям помогают отслеживать деятельность персонала программы для контроля работы сотрудников. Они работают в автоматическом режиме и предоставляют точные данные без ошибок, связанных с человеческим фактором. С их помощью можно узнать, чем занимается каждый сотрудник, и принимать обоснованные решения.

Программное обеспечение Staffcop для учета рабочего времени выполняет ряд функций:

• отслеживает нажатие клавиш на клавиатуре;

• фиксирует движения мыши;

• регистрирует начало и окончание работы за компьютером для каждого пользователя в сети;

• составляет отчеты об общей активности;

• отдельно выделяет периоды активности и длительного простоя;

• анализирует опоздания и переработки сотрудников;

• определяет наиболее продуктивные и непродуктивные часы для каждого работника.

Мониторинг позволяет руководству детально отслеживать активность каждого человека в рабочее время. Избавляет от таких отвлекающих факторов, как соцсети, сторонние сайты и отвлечения от основной деятельности. Начальник получает подробную информацию о том, как часто и много работал сотрудник за отчетный период.

Контроль работы удаленных сотрудников

Удаленная работа стала неотъемлемой частью современного рабочего процесса. В условиях гибкой рабочей среды важно убедиться, что персонал действительно выполняет свои обязанности. Здесь на помощь приходят инструменты удаленного учета рабочего времени. Они позволяют сотрудникам работать из дома комфортно, а руководству — следить за их активностью.

Зачем автоматизировать контроль за работой удаленных работников? 

Узнать, сколько часов на самом деле трудятся удаленные сотрудники. Когда человек работает удаленно, без специальных программ сложно определить, сколько времени он посвящает работе и когда именно.

Удерживать персонал в рабочем состоянии. Люди работают более усердно и добиваются лучших результатов, когда чувствуют, что за ними наблюдают. Это явление известно как эффект Хоторна.

Термин ввел в 1958 году профессор социологии Генри А. Ландсбергер. Он проанализировал результаты психологических экспериментов, которые проводились Элтоном Мэйо в период с 1924 по 1932 год на фабрике «Вестерн Электрик» в городе Хоторн, недалеко от Чикаго. Целью экспериментов было выявить факторы, которые влияют на продуктивность людей. Хоторнский эффект заключается в том, что люди меняют свое поведение, когда понимают, что за ними следят.

Выявить работников, которые искажают информацию о своей работе. Иногда удаленные сотрудники приписывают себе лишние часы работы и говорят о переработках. С помощью программы для мониторинга работы легко проверить, является ли это правдой.

Распределить рабочую нагрузку. ПО помогает определить источники дисбаланса и при необходимости перераспределить загруженность.

Выявлять случаи кражи данных. Безопасность данных должна быть приоритетом для любой компании. Чтобы избежать утечек, нужно следить за действиями пользователей, контролировать передачу данных и доступ к ним.

Staffcop помогает соблюдать требования безопасности и избегать утечек данных, которые обычно происходят из-за недостаточной осведомленности о безопасности и халатности сотрудников. 

Инструменты для отслеживания рабочего времени помогают компаниям контролировать персонал во время рабочего дня, перерывов и сверхурочной работы, обеспечивая справедливое распределение нагрузки, своевременное завершение проектов и понимание того, кого стоит похвалить, а кому нужен выговор. 

Программное обеспечение Staffcop помогает составлять отчеты о производительности труда. Его простые в использовании функции обеспечивают легкую совместную работу независимо от того, где находится каждый член команды.